Το Παρεξηγημένο ISO 9001

Οι περισσότεροι επιχειρηματίες αποφασίζουν να πιστοποιήσουν τις επιχειρήσεις τους με ISO 9001 είτε γιατί το ζητάει κάποιος διαγωνισμός είτε γιατί θεωρούν ότι το πιστοποιητικό είναι ένα τυπικό αλλά απαραίτητο προσόν για να βγουν σε μία αγορά.

Πολλοί επιχειρηματίες θεωρούν το ISO 9001 γραφειοκρατικό και την τήρηση του μεγάλη σπατάλη χρόνου.

Επίσης, σχεδόν όλοι λένε ότι το ISO 9001 δεν τους δημιουργεί οικονομικό όφελος δηλαδή δεν φέρνει λεφτά την επιχείρηση.

Οι επιχειρηματίες κάνουν μεγάλο λάθος και στις δύο περιπτώσεις

Το ISO 9001 είναι ευκαιρία για την αποτελεσματική οργάνωση μιας επιχείρησης που ως συνέπεια θα έχει την βελτίωση των οικονομικών αποτελεσμάτων.

Το πρότυπο ISO 9001 είναι απόσταγμα εμπειρίας και γνώσης χιλιάδων επιτυχημένων επιχειρηματιών, αφού δεν συντάσσεται απλώς από μία ομάδα γραφειοκρατών αλλά προκύπτει μετά από μακροχρόνια διαβούλευση στην οποία συμμετέχουν χιλιάδες επιχειρηματίες.

Το ISO 9001 ΔΕΝ είναι ένα γραφειοκρατικό βάρος για την επιχείρηση. Έχει αποδείξει την αξία του αφού εμείς οι ίδιοι εκμεταλλευόμαστε τα πλεονεκτήματα του στην καθημερινή μας ζωή.

Οδηγούμε αξιόπιστα αυτοκίνητα τα οποία κατασκεύασαν εταιρείες που εφαρμόζουν Συστήματα Ποιότητας με καλύτερο παράδειγμα την Toyota.
Ταξιδεύουμε αεροπορικώς με ασφάλεια διότι οι εταιρείες που κατασκεύασαν τα αεροσκάφη εφαρμόζουν πιστά, Συστήματα Ποιότητας και ελέγχονται αυστηρά για αυτό.
Αισθανόμαστε ασφαλείς όταν η χώρα μας προμηθεύεται αξιόπιστα αμυντικά συστήματα από άλλες χώρες όπου εφαρμόζονται προδιαγραφές και Συστήματα Ποιότητας.
Έχουμε αξιόπιστες θαλάσσιες μεταφορές με σχεδόν μηδενικές πλέον απώλειες ζωής και σκαφών διότι τα ναυπηγεία και οι ναυτιλιακές εταιρείες έχουν ενσωματώσει στην λειτουργία τους Συστήματα Ποιότητας

Όσο αφορά τώρα στο αν το ISO 9001 βοηθάει μια επιχείρηση να βελτιώσει τα οικονομικά της αποτελέσματα, η απάντηση είναι ΑΠΟΛΥΤΩΣ ΝΑΙ, αρκεί ο επιχειρηματίας να δει και να εκμεταλλευτεί την ευκαιρία που του δίνει η έξυπνη εφαρμογή ενός Συστήματος Ποιότητας στην επιχείρηση του.

Πως το ISO 9001 βελτιώνει τα οικονομικά αποτελέσματα?

Η αύξηση της οικονομική απόδοσης μιας επιχείρησης επιτυγχάνεται με δύο τρόπους

με τον έλεγχο του κόστους και την μείωση των δαπανών και
αύξηση των πωλήσεων και του περιθωρίου κέρδους

Βεβαίως το πρώτο πράγμα που θα πει ένας επιχειρηματίας είναι ότι τα χρήματα έρχονται από την αύξηση πωλήσεων. Όμως ποιο είναι το όφελος από την αύξηση των πωλήσεων εάν το τελικό οικονομικό αποτέλεσμα, δηλαδή αυτό, που στο τέλος μένει στο ταμείο της επιχείρησης, είναι μικρό ή μηδενικό?

Έλεγχος του κόστους και να μείωση των δαπανών

Έλεγχος προμηθειών. Με την διασφάλιση προμήθειας σωστών υλικών, στο σωστό κόστος. Αυτό επιτυγχάνεται με την αξιολόγηση και επιλογή κατάλληλων προμηθευτών και βέλτιστων υλικών
Απόδοση εργαζομένων. Με το να πετύχει η επιχείρηση την μεγαλύτερη απόδοση των εργαζομένων της, που σημαίνει επιλογή του πλέον κατάλληλου προσωπικού για την κάθε εργασία και με τη κατάλληλη επαγγελματική εμπειρία
Οργάνωση Εργασίας. Με την οργάνωση της εργασίας με τέτοιο τρόπο ώστε να μη χάνεται χρόνος δηλαδή να μη δημιουργούνται νεκροί χρόνοι
Διαχείριση Πόρων. Η εύστοχη διαχείριση των πόρων που διαθέτει η επιχείρηση, ώστε να μη δαπανώνται άσκοπα οι διαθέσιμοι πόροι όπως χρήματα, εξοπλισμοί, ανθρώπινη εργασία και κυρίως χρόνος
Ποιότητα προϊόντος. Η παραγωγή και παράδοση στους πελάτες, προϊόντων και υπηρεσιών που να ικανοποιούν τις απαιτήσεις τους ώστε ο πελάτης να μην επιστρέφει διεκδικώντας επισκευή ενός προϊόντος εντός εγγύησης ή αντικατάσταση του. Προϋπόθεση για αυτό είναι η διενέργεια Ελέγχου Ποιότητας του προϊόντος πριν παραδοθεί στον πελάτη
Εξυπηρέτηση πελάτη.. Κράτα τους πελάτες σου ικανοποιημένους. Κοστίζει πολύ λιγότερο να κρατήσεις τους πελάτες σου ικανοποιημένους, παρά να βρεις νέους.

Όλα όσα αναφέρθηκαν πιο πάνω σχετικά με τον έλεγχο του κόστους και τον περιορισμό των δαπανών, είναι τομείς που έχουν εντοπιστεί από το πρότυπο ISO 9001 το οποίο δίνει κατευθυντήριες οδηγίες που διευκολύνουν τον επιχειρηματία να οργανώσει αποτελεσματικά την λειτουργία της επιχείρησής του στα αντίστοιχα πεδία.

Βελτίωση του περιθωρίου κέρδους

Έλεγχος Κόστους. Εφόσον η επιχείρηση καταφέρει να ελέγξει το κόστος της και να μειώσει τις δαπάνες της, όπως αναφέρθηκε πιο πάνω, τότε ακόμα και με τον ίδιο τζίρο το οικονομικό αποτέλεσμα είναι καλύτερο (μένουν περισσότερα χρήματα στο ταμείο)
Διαχείριση Κινδύνων. Εφόσον υπάρχει μηχανισμός -όπως προτρέπει το ISO 9001 -για τον εντοπισμό των κινδύνων που μπορεί να εκδηλωθούν είτε εντός της επιχείρησης είτε εκτός και την λήψη μέτρων αντιμετώπισης ώστε να αποφευχθεί η πρόκληση ζημιών όταν ο κίνδυνος εκδηλωθεί
Εντοπισμός Ευκαιριών. Εφόσον υπάρχει μηχανισμός -όπως προτρέπει το ISO 9001 -για τον εντοπισμό των ευκαιριών ανάπτυξης. Υπάρχουν κάποιοι χαρισματικοί άνθρωποι που εντοπίζουν τις επιχειρηματικές ευκαιρίες ευκολότερα από κάποιους άλλους.

Όμως δεν είναι μόνο αυτοί οι άνθρωποι επιχειρηματίες. Για τους πολλούς, κοινούς ανθρώπους, που επιχειρούν, υπάρχει ανάγκη ενός μηχανισμού που θα βοηθάει να εντοπίζονται οι ευκαιρίες, να αξιολογούνται τα ρίσκα που πρέπει να αναληφθούν, και να προσδιορίζονται τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν για την εκμετάλλευση της ευκαιρίας. Αναμφίβολα η αξιοποίηση μιας ευκαιρίας μπορεί να φέρει μεγάλα κέρδη.

Αν δεν είμαστε λοιπόν χαρισματικοί τότε θα πρέπει να έχουμε ένα σύστημα και ένα μηχανισμό διαχείρισης των ευκαιριών

Οικονομία χρόνου. Ο χρόνος είναι χρήμα. Κάθε ενέργεια που αποφασίζει να υλοποιήσει ένας επιχειρηματίας προκειμένου να αλλάξει μία λειτουργία στην επιχείρησή του, πρέπει να γίνεται με σχέδιο και προγραμματισμό.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καταρτίζεται ένα πρόγραμμα που θα περιλαμβάνει τη σειρά των ενεργειών που πρέπει να γίνουν, το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης καθώς επίσης και τους υπευθύνους. Με αυτό τον τρόπο δεν σπαταλάται χρόνος και κάθε ενέργεια γίνεται στη σειρά της και στην ώρα της. Επαναλαμβάνουμε, ο χρόνος είναι χρήμα.

Παράγω σωστά προϊόντα παρέχω σωστές υπηρεσίες*. Τότε δεν χρειάζεται να δαπανώνται χρήματα για κάλυψη εγγυήσεων ή επισκευή ελλαττωματικών προϊόντων και δεν δυσαρεστούνται οι πελάτες λόγω υποβαθμισμένης υπηρεσίας. Σωστό προϊόν ή υπηρεσία σημαίνει ικανοποιημένος πελάτης δηλαδή διατήρηση κέρδος.

*Σωστό προϊόν και υπηρεσία σημαίνει η παραγωγή και παροχή αυτού που έχω προδιαγράψει ή υποσχεθεί

Το ISO 9001 είναι μόνο αυτά?

Οι κατευθυντήριες οδηγίες που δίνει το πρότυπο ISO 9001, δεν εξαντλούνται σε ότι αναφέρθηκε παραπάνω. Υπάρχουν πολλά περισσότερα που μια επιχείρηση μπορεί να λάβει υπόψη της και να ενσωματώσει στις λειτουργικές της διαδικασίες, όπως μεταξύ των άλλων η διαχείριση της γνώσης και η μέτρηση της επίδοσης μέσω δεικτών και στόχων.

Σκοπός όμως αυτού του κειμένου δεν είναι να αναλύσουμε το πρότυπο ISO 9001 ούτε να δώσουμε κατευθύνσεις για την βέλτιστη εφαρμογή του.

Σκοπός είναι να απαντήσουμε με απλό τρόπο σε αυτό που ακούμε πολύ συχνά ως επιθεωρητές, ότι το ISO 9001 είναι γραφειοκρατικό και δεν φέρνει χρήματα στην επιχείρηση.

Έτσι προτιμήσαμε να μπούμε κατευθείαν στο θέμα και αντίθετα από την καλή πρακτική παρουσίασης ενός θέματος, να αναφερθούμε στον σκοπό στο τέλος και όχι στην αρχή.

Ελπίζω να βοηθήσουμε στην αντιστροφή της άποψης για το “Παρεξηγημένο ISO 9001” που κατά την γνώμη μας αποτελεί ένα από τα πολυτιμότερα εργαλεία για την αποτελεσματική οργάνωση και λειτουργία μιας επιχείρησης.

Χάρης Μπακολουκάς
Γενικός Διευθυντής AXIACERT LTD
18.10.2019

AXIACERT LTD (www.axiacert.com) – Διαπιστευμένος Φορέας Πιστοποίησης

Χάρης Μπακολουκάς
Μεταλλουργός Μηχανικός MSc
Certified Lead Auditor
xbakol@gmail.com
0030 6947 790790